Im Dokumenten-Tresor legen Sie wichtige Unterlagen zur Vorsorge digital ab und geben sie gezielt frei. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Dokumente hochladen, ihre Freigabe steuern, die Dokumentenliste verstehen sowie einzelne Dokumente herunterladen, bearbeiten und löschen.
Gut zu wissen: Im Dokumenten-Tresor sehen Sie alle Dokumente, die Sie selbst hochgeladen haben oder für die Ihnen der Vorsorge-Center-Administrator (Auftraggeber) die Zugriffsberechtigung erteilt hat.
Dokument hochladen
Schritt 1 – Upload öffnen
Klicken Sie auf + Dokument(e) hochladen. Es öffnet sich das Fenster Dokument(e) hochladen.
Schritt 2 – Datei auswählen
Klicken Sie in den Kasten Dateien, um den Explorer Ihres Computers zu öffnen und ein Dokument auszuwählen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop aus einem anderen Fenster in den Kasten.
Hinweis: Die maximale Dateigröße beträgt 15 MB pro Dokument. Sie können bis zu 50 Dokumente speichern; die noch verbleibende Anzahl wird im Fenster angezeigt.
Schritt 3 – Berechtigungsstufe wählen
Unter Geteilt mit legt der Vorsorge-Center-Administrator fest, wer das Dokument sehen darf. Als Bestatter können Sie Dokumente nur mit dem Service-Center-Administrator teilen, der weitere Berechtigungen vergeben kann. Ein Klick auf das i-Symbol öffnet ein Fenster mit Erklärungen zu den einzelnen Stufen:
Privat – Die Datei ist nur für die Inhaberin bzw. den Inhaber sichtbar. Im Todesfall wird sie automatisch mit dem Auftraggeber geteilt.
Bestatter – Die Datei ist für die Bestatterin bzw. den Bestatter sichtbar und kann bei der Vorbereitung berücksichtigt werden.
Vertrauensperson – Die Datei wird für Vertrauenspersonen freigegeben und ist sowohl für Bestatter als auch für Vertrauenspersonen sichtbar.
Alle – Die Datei ist für alle Beteiligten sichtbar. Diese Stufe eignet sich, wenn alle Zugang zu den Informationen benötigen.
Hinweis für Bestatter: Als Bestatter können Sie Dokumente nur mit der Stufe Bestatter hochladen. Diese Dokumente sind nur für Sie und den Vorsorgenehmer sichtbar, nicht für Vertrauenspersonen. Der Vorsorgenehmer kann die Berechtigung ändern und das Dokument für Vertrauenspersonen zugänglich machen.
Schritt 4 – Nutzungsbedingungen bestätigen
Setzen Sie das Häkchen, mit dem Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen akzeptieren. Die Zustimmung muss für jedes Dokument erteilt werden; beide Texte lassen sich jederzeit über die Links aufrufen.
Schritt 5 – Hochladen
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hochladen. Das Dokument wird in den Dokumenten-Tresor geladen und das Upload-Fenster schließt sich.
Die Dokumentenliste verstehen
In der Übersicht wird jedes Dokument in einer Zeile mit folgenden Angaben dargestellt:
Titel – der Name des Dokumentes.
Ersteller – wer das Dokument hochgeladen hat.
Geteilt mit – welche Berechtigungsstufe eingestellt ist.
Erstellt am – wann das Dokument hochgeladen wurde.
Über das Menüsymbol am Zeilenende öffnen Sie ein Bearbeitungsmenü. Sind Sie der Dateiinhaber, sehen Sie die Punkten Bearbeiten, Herunterladen und Löschen. Diese drei Punkte sind auch bei jedem Dokument für den Vorsorge-Center-Administrator zugänglich. Sind Sie nicht der Datei-Inhaber, ist nur der Menüpunkt “Herunterladen” aktiv. Auch für Vertrauenspersonen ist bei geteilten Dokumenten nur der Menüpunkt “Herunterladen” sichtbar.
Dokument herunterladen
Schritt 6 – Herunterladen
Öffnen Sie das Menü am Zeilenende und klicken Sie auf Herunterladen. Der Download startet sofort. Die Datei liegt anschließend im Download-Verlauf Ihres Browsers bzw. im standardmäßig eingestellten Download-Verzeichnis Ihres Geräts.
Dokument bearbeiten
Schritt 7 – Bearbeitung öffnen
Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie Vorsorge-Center-Administrator oder Dateiinhaber sind. Klicken Sie im Menü am Zeilenende auf Bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster Dokument bearbeiten.
Schritt 8 – Angaben ansehen und ändern
Hier können Sie den Dokumentennamen ändern, Notizen zum Dokument erfassen und sehen, mit wem das Dokument geteilt wurde. Außerdem sehen Sie Informationen über den Inhaber, das Upload-Datum und den Dateityp. Im Vorschaubereich wird das Dokument angezeigt.
Hinweis: Die Vorschau ist nur für PDF-, JPG- und PNG-Dateien möglich.
Schritt 9 – Speichern oder verwerfen
Um Ihre Änderungen zu speichern, verlassen Sie das Fenster über die dafür vorgesehene Schaltfläche. Möchten Sie ohne Speichern schließen, verwenden Sie das x in der Fensterecke.
Dokument löschen
Schritt 10 – Löschen und bestätigen
Klicken Sie im Menü am Zeilenende auf Löschen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab; mit Löschen entfernen Sie das Dokument endgültig.
Achtung: Ein gelöschtes Dokument wird aus dem Vorsorge-Center entfernt; niemand hat mehr Zugriff darauf. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen können Sie nur Dokumente, die Sie selbst hochgeladen haben. Ein gelöschtes Dokument kann jederzeit wieder vom Inhaber hochgeladen werden.
Gut zu wissen: Wie das Vorsorge-Center für Vorsorgenehmer, Auftraggeber und Vertrauenspersonen aussieht, sehen Sie in den Tutorials unter dem Abschnitt Das Vorsorge-Center aus Sicht des Endkunden.
Geführte Tour:
Dokumente im Dokumenten-Tresor verwalten